Poradniki · 23 września 2026 · aktualizacja 23 września 2026 · powiązana strona po angielsku

Szkolenia z AI (art. 4 AI Act): co musi mieć firma

Obowiązek dotyczący kompetencji w zakresie AI (art. 4) obowiązuje od 2 lutego 2025 r. każdą firmę, której pracownicy korzystają z AI. Co dokładnie mówi art. 4 po Digital Omnibus, jakie dowody warto mieć na kontrolę KRiBSI i jak zbudować program szkoleń bez dużego budżetu.

Co mówi art. 4

Po zmianie przez Digital Omnibus (rozporządzenie (UE) 2026/1744) dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują środki wspierające rozwój kompetencji w zakresie AI swojego personelu i innych osób, które obsługują lub wykorzystują systemy AI w ich imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy, doświadczenia i kontekstu użycia. Wcześniej przepis wymagał zapewnienia, w możliwie największym stopniu, wystarczającego poziomu kompetencji. Obowiązek stosuje się od 2 lutego 2025 r.

AI Act nie wymaga zagwarantowania określonego poziomu kompetencji żadnej osoby. Komisja Europejska w pytaniach i odpowiedziach o art. 4 (aktualizacja 27 lipca 2026 r.) dodaje, że certyfikat nie jest wymagany, a firma może prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń i innych działań. Sam obowiązek pozostał: firma ma podjąć środki i umieć je pokazać. Komisja i państwa członkowskie mają wspierać firmy, zwłaszcza MŚP.

Kogo dotyczy

Podmiot stosujący to każdy, kto korzysta z systemu AI w ramach swojej działalności, poza użytkiem osobistym i pozazawodowym. W praktyce: każda firma, w której ktoś używa w pracy ChatGPT, Copilota, generatora grafik, czatbota na stronie albo funkcji AI wbudowanej w CRM lub system HR. Wielkość firmy nie ma znaczenia.

„Inne osoby obsługujące AI w imieniu firmy” to także współpracownicy na umowach cywilnych, agencje i zewnętrzny dział obsługi klienta, jeśli korzystają z narzędzi AI w jej imieniu.

Co może sprawdzić KRiBSI

Od 28 października 2026 r. KRiBSI może kontrolować przestrzeganie AI Act, w tym art. 4 (zob. Kontrola KRiBSI: jak się przygotować). Ustawa o systemach sztucznej inteligencji wprost przewiduje, że przewodniczący Komisji określi w drodze zarządzenia sposób i metodę sprawdzania poziomu wiedzy i kompetencji podmiotów kontrolowanych (art. 25 pkt 3), a roczne sprawozdanie Komisji ma zawierać informację o ogólnym poziomie wiedzy i kompetencji kontrolowanych firm (art. 26 ust. 2 pkt 2).

Kontrolujący może żądać dokumentów i wyjaśnień (art. 52 ustawy). Dla art. 4 najważniejsze dowody to:

1. rejestr szkoleń: kto, kiedy, z jakiego modułu, w jakiej formie i z jakim wynikiem;
2. program: co obejmuje szkolenie dla poszczególnych grup;
3. weryfikacja: krótki quiz albo ćwiczenie; to dobra praktyka, nie wymóg, a certyfikat dla każdej osoby nie jest potrzebny;
4. pisemne zasady korzystania z AI z podpisanymi oświadczeniami pracowników.

A kary?

Art. 99 AI Act, do którego odsyła polska ustawa (art. 104), nie określa osobnego progu kary za art. 4; progi dotyczą m.in. zakazanych praktyk i obowiązków z art. 50. Komisja Europejska w pytaniach i odpowiedziach o art. 4 wskazuje jednak, że organy krajowe mogą stosować kary i inne środki, proporcjonalnie do wagi naruszenia, a ryzyko rośnie, gdy do incydentu doszło z powodu braku odpowiedniego szkolenia. Czy polska ustawa pozwala nałożyć karę pieniężną za sam art. 4, warto potwierdzić z prawnikiem. Pewne jest, że nieprawidłowości stwierdzone w kontroli kończą się zaleceniami pokontrolnymi z terminem ich usunięcia, a jeśli firma ich nie usunie, Komisja może wszcząć postępowanie (art. 57 ustawy). Braki w kompetencjach zwiększają też ryzyko naruszeń, za które kary są przewidziane, na przykład brak informacji, że klient rozmawia z AI (art. 50), albo wprowadzenie danych osobowych do niezatwierdzonego narzędzia.

Program w czterech krokach

1. Podziel ludzi na grupy. Nie każdy potrzebuje tego samego. Sprawdza się taki podział:

2. Ustal treść. Dla całego personelu: z jakich narzędzi AI firma korzysta i do jakich danych wolno ich używać, typowe błędy AI (zmyślone fakty, stronniczość), weryfikacja wyników przed użyciem, kiedy trzeba poinformować klienta o użyciu AI i jak zgłosić problem. Dla właścicieli systemów dodatkowo: rola firmy wg AI Act, klasyfikacja ryzyka, obowiązki z art. 50 i współpraca z dostawcą.

3. Sprawdź, czy zadziałało. Krótki quiz, na przykład 15 pytań z progiem zaliczenia 11, wystarczy dla całego personelu. Kto nie zaliczy, powtarza moduł w ciągu 14 dni. Wynik trafia do rejestru.

4. Zapisuj i odświeżaj. Rejestr uzupełniaj w ciągu kilku dni od szkolenia. Szkolenie powtarzaj co roku, nowe osoby szkol w ciągu 30 dni od rozpoczęcia pracy, a przy nowym narzędziu wystarczy 15-minutowy instruktaż dla jego użytkowników.

Kolumny rejestru szkoleń

Minimum, które pozwala odpowiedzieć na pytania kontrolującego:

• identyfikator wpisu, osoba, dział, grupa odbiorców;
• moduł, data ukończenia, forma (warsztat, nagranie, e-learning, szkolenie dostawcy);
• prowadzący lub dostawca szkolenia;
• weryfikacja (quiz zaliczony lub niezaliczony, ćwiczenie, tylko obecność) i wynik;
• podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami korzystania z AI: tak lub nie;
• termin następnego odświeżenia i miejsce przechowywania dowodów (lista obecności, certyfikat, eksport z platformy).

Szkolenia od dostawców narzędzi (np. kurs producenta platformy) też się liczą, jeśli trafią do rejestru z certyfikatem lub potwierdzeniem.

Rola IOD

Przepisy nie przypisują obowiązku z art. 4 inspektorowi ochrony danych. IOD może doradzać, współtworzyć szkolenie i monitorować, ale jeśli staje się właścicielem całego wdrożenia AI, pojawia się ryzyko konfliktu interesów, o którym mówi art. 38 ust. 6 RODO. Bezpieczniej, gdy właścicielem jest biznes albo compliance, a IOD pełni rolę doradczą. Szkolenie z AI dobrze jest połączyć ze szkoleniem z RODO, bo najczęstsze ryzyko to wprowadzanie danych osobowych do narzędzi AI.

Materiały

• Darmowy szablon rejestru systemów AI: od niego zależy, kogo i z czego szkolić.
• Lista kontrolna przed kontrolą KRiBSI (PDF).
• Szkolenie z AI dla zespołu: pięć gotowych prezentacji z notatkami prowadzącego, quiz, rejestr szkoleń i zapis działań z art. 4, po polsku i po angielsku; część pełnego AI Compliance Kit, w którym dokument 06 zawiera też program szkoleń, a dokument 02 zasady korzystania z AI z oświadczeniem dla pracowników.

Źródła: Komisja Europejska, pytania i odpowiedzi o art. 4 (aktualizacja 27 lipca 2026 r.); AI Act, art. 4; ustawa o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003, art. 25, 26, 52, 57 i 104.